Viele User nutzen Excel als Software für die Tabellenkalkulation, jedoch gibt es diverse Faktoren, die dafür sorgen, dass eine Excellösung sein Limit erreicht. Mehr und mehr Benutzer, größer werdende Datenmengen, sowie Manipulation von Daten ohne Aufzeichnung oder das fehlende Rechtemanagement sind zum Beispiel solche Faktoren, um einige zu nennen.
Doch woran liegt das?
Der wichtigste Aspekt ist, dass Excel keine Datenbank ist. Vielmehr ist Excel ein Kalkulationsprogramm, welches sich optimal für die Tabellenkalkulation und ausgezeichnet für automatische mathematische Rechenvorgänge eignet.
Durch das Verknüpfen von Bezügen der Tabelleninhalte kann die Excel Software Resultate und Datenanalysen optimal darstellen, was zur Folge hat, dass Nutzer auch gerne Daten zugrunde legen können würden. Da Excel dafür nicht entwickelt wurde kann es in dieser Hinsicht jedoch leider nicht weiterhelfen.
Es liegt an Folgendem:
Bei jedem Öffnen lädt die Excel Software alle Fakten und Werte in den Zentralspeicher. Nur der gerade kleine Teil der benötigten Daten, also der Datensatz der Anfrage, wird von einer Datenbankanwendung gespeichert. Excel jedoch ist durch die vorhandene Kapazität des Speichers eingeschränkt. Noch dazu kommt das Problem, dass Excel immer langsamer wird, je mehr die Datenmenge zunimmt.
Durch die Nachfrage kam man zu folgendem Ergebnis:
Die Excel Software hat nun eine zusätzliche Datenbank-Funktion erhalten. Diese Funktion ermöglicht es, dass nun kleine Datenbank-Anwendungen möglich sind. Der schlichte Austausch mit der Excel Datenbank bringt Vorteile für den Nutzer. Jedoch wird es wiederum schwierig, da Datenbanken inzwischen immer komplexer werden und es sehr zeitaufwendig und kostenintensiv wäre, eine Excel Datenbank in ein professionelles Datenbanksystem einzupflegen. Die fehlende Rechteverwaltung ist ein weiterhin bestehendes Problem, von welchem mehrere Nutzer betroffen sind. Eine Minderung dieses Problems wäre eine Sharepoint-Verwaltung, allerdings würde das Problem dadurch nicht endgültig gelöst werden, da weiterhin eine Manipulation der Daten möglich wäre und außerdem so mehr Lizenzgebühren anfallen würden.
Access findet man bei sogenannten File-Server Systemen. Verschiedene Personen können hier auf in einem Netzwerk gespeicherte Daten zugreifen. Für kleine Datenbanken hat es sich als eine gute Lösung herausgestellt, jedoch steigt die Zugriffsdauer enorm an, sobald viele Personen Zugriff darauf haben oder mit größeren Datenmengen gearbeitet wird. Sollten sich weder die Menge an Daten noch die Benutzer in absehbarer Zeit erhöhen, so lohnt sich der Aufwand, eine Datenbank in Excel in Access umzuwandeln. Den ein oder anderen Tipp zum Thema Access kann man bei uns finden.
Dann gäbe es da noch das Client-Server-System, welche durch die Möglichkeit für individuelle Softwareentwicklung einen Vorteil für Nutzer bietet. Zwischen den Programmen gibt es hier eine Trennung und der Server stellt diese zur Verfügung. Solch eine Datenbank-Anwendung zu entwickeln kostet jedoch Zeit. Ein großer Vorteil ist allerdings ein stabiler Lauf, schnelle Zugriffe und enorme Datensicherheit. Zu den bekannten Datenbanken gehören zum Bespiel Datenbanken wie MySQL, Oracle oder MS SQL.
Fazit:
Hat man mit vielen Nutzern oder großen Datenmengen zu tun, dann bietet sich ein relationales Datensystem an. Des Weiteren ist ein Client-Server-System erfolgsversprechender als eine Lösung via File-Server, zu welcher man sich auch individuelle Software zunutze machen kann. Diese individuelle Softwareentwicklung wären dann für viele Nutzer von Vorteil